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惠州泛微

將繁瑣化為精細,惠州OA系統告訴你檔案管理可以更簡單

發布日期:2019-01-24 作者:鼎承 點擊:

做檔案管理員是一種怎樣的體驗?



惠州OA系統



每天與各種檔案資料打交道,整理、編號,登記、歸檔,一抬頭經常發現隔壁桌的同事已經下班走了。最重要的,檔案工作要確保檔案資料的完整性、安全性,稍有不慎就會造成無可彌補的損失。



論繁瑣,檔案工作還沒輸過誰。如何才能實現更為簡單的檔案管理呢?泛微e-office協同平臺通過電子化的分類存儲、無紙化的借閱操作,讓檔案工作少點“繁瑣”,多點效率。



電子化存儲
打造便攜式檔案館

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通過e-office惠州OA系統協同平臺,實現電子化的案卷管理、卷庫管理、文件管理。通過電子化的信息錄入,隨時隨地對文件、案卷、卷庫進行線上編輯、查看、刪除,并支持批量操作。新建文件或案卷,可詳細列明名稱、編號、保管期限、所屬案卷/卷庫、組卷年度,并可通過附件上傳封面及相關資料。



惠州OA系統



文件組卷。文件組卷時,選中所需組卷的文件,即可批量性的將選中文件組卷至相應案卷中。選擇案卷時,可直接查看該案卷的基本信息,防止組卷錯誤。


案卷封/拆卷。組合起來的案卷也可進行拆卷操作,以方便對文件進行重新組合。對于整理好的案卷,可將其封卷,避免誤拆風險。


權限管理。檔案作為組織“日歷”,存儲著較為私密及重要的信息,對其進行權限管理刻不容緩。在e-office系統內,針對特定的卷庫,可進行借閱范圍的設置,防止隱私泄露,進一步提升檔案的安全性。



線上鑒定/銷毀
日志保留“痕跡”

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案卷越積越多,往往魚目混珠,需要進行鑒定;隨著時間推移,有些案卷逐漸失去價值,需要進行銷毀。然而,現實問題卻是鑒定痕跡無可追蹤,誤銷案卷無法恢復,給檔案工作帶來很大麻煩。


在e-office系統內,檔案鑒定有跡可循,檔案銷毀可以恢復。鑒定案卷時,可查看該案卷基本情況,并進行鑒定意見的書寫,系統自動匯成鑒定日志。案卷銷毀也是如此,系統保留銷毀“痕跡”,并可進行恢復操作,確保重要案卷不丟失、不損害。



借閱檔案
流程化運轉

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檔案具有高隱私性,借閱管理需要非常謹慎,發生丟失或損害,也能第一時間找到責任人。



通過流程化運轉,有借閱需求可直接進行線上申請,寫明借閱的時間及歸還時間,相關負責人可通過“借閱審批”列表進行審批。通過“我的借閱”可查看審批情況及過往借閱記錄;通過【借閱記錄】則可以查看全部人員的借閱情況及歸還情況。除此之外,借閱信息也將自動記入“日志”中方便統一管理。



繁瑣,不應該是檔案工作的代名詞。通過e-office電子化信息錄入、全方位“日志”跟蹤、便捷權限管理、無紙化借閱申請,將繁瑣化為精細,讓檔案管理更簡單。

本文網址:http://www.huarongjx888.com/news/406.html

關鍵詞:惠州OA系統,惠州OA系統開發平臺,惠州OA系統源代碼

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